L’hôtesse d’accueil assure le premier contact avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires. En effectuant l’accueil en entreprise, elle offre une image positive ou négative de la société au nom de laquelle elle s’exprime. Bien que simples en théorie, les fonctions de la standardiste requièrent des qualifications spécifiques. Pour cette raison, s’il faut remplacer temporairement un de vos agents de réception, mieux vaut faire appel à une agence d’intérim fiable.

Les rôles d’une hôtesse d’accueil

Contrairement aux hôtesses événementielles, les standardistes travaillent à un endroit fixe d’une entité, d’une salle de spectacle ou encore d’un hôtel. En premier, leur rôle consiste à accueillir physiquement toutes les personnes qui se présentent à l’entreprise. Il peut s’agir d’un client, d’un coursier, ou des membres du personnel. L’hôtesse d’accueil les oriente selon le but de leur visite. Si besoin, elle les mène à leur lieu de rendez-vous. Elle refuse l’accès aux individus non autorisés et se charge de la remise de badge aux visiteurs pour faciliter leur identification.
L’accueil téléphonique ou la permanence entre dans les fonctions des agents de réception. Concrètement, elles identifient le pourquoi de la communication et agissent en conséquence. Pour une demande de renseignements, elles donnent les informations correspondantes. Dans le cas contraire, elles redirigent l’appel vers la bonne personne, placent les rendez-vous selon les agendas de chaque collaborateur ou lui laissent un message.
L’hôtesse d’accueil doit remplir quelques tâches administratives telles que trier et distribuer le courrier ou archiver des fichiers. Si les livreurs ne sont pas admis dans l’enceinte, c’est la standardiste qui gère les colis. Selon les entreprises, les diverses réservations lui incombent parfois ainsi que le classement des dossiers et la diffusion des notes internes.

Les qualités d’une hôtesse d’accueil

Étant en contact direct avec le public de la société, les hôtesses d’accueil véhiculent l’image de la société à laquelle elles sont rattachées. Il leur faut développer un excellent sens relationnel. Leur présentation doit aussi être impeccable, ce qui inclut la tenue vestimentaire, la coiffure, la posture et le sourire.
Une élocution parfaite représente un atout pour ce poste. Un débit de paroles mesuré et une intonation appropriée facilitent la communication surtout à distance. La maîtrise des bonnes pratiques au téléphone et des techniques de traitement d’appel fait partie des qualités exigées.
Pour pouvoir répondre à toutes les questions et demandes qui lui sont soumises, l’agent d’information possède une bonne capacité d’écoute et une aptitude à comprendre rapidement. De cette manière, son vis-à-vis ou son interlocuteur au téléphone n’a pas à se répéter plusieurs fois. De nombreuses entreprises requièrent également des hôtesses bilingues, car elles ont des clients ou des fournisseurs étrangers.
Afin de donner des réponses correctes et d’orienter les visiteurs, l’agent de réception dispose d’une bonne connaissance de la société. Il connaît la disposition et le plan du bâtiment ainsi que l’emplacement de chaque bureau et la fonction des occupants. Il maîtrise aussi les consignes sur les informations à communiquer et les actualités de l’organisation.

L’agence d’hôtesse d’accueil Maristel’O

Avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine, nous connaissons les besoins des entreprises en hôtesse d’accueil intérimaire, que ce soit à Paris ou ailleurs. De ce fait, nous choisissons soigneusement les agents que nous proposons pour chaque poste afin que leur profil corresponde à ce que vous recherchez.
Nous ne recrutons que des personnes expérimentées avec une solide formation dans le métier de l’accueil. Les membres de notre personnel montrent une excellente présentation, tant sur le plan physique que comportemental. Ils font preuve de courtoisie, de ponctualité et de sang froid en toute occasion. De plus, ils parlent couramment une ou plusieurs langues étrangères selon vos demandes.
En cas de situation conflictuelle, les hôtesses d’accueil en entreprise de Maristel’O savent adapter leur discours et leurs gestes pour rassurer son interlocuteur. Elles gèrent les litiges avec diplomatie et de façon autonome.
Nous fournissons, pour chaque mission, une information détaillée sur le client à nos intérimaires. De cette manière, arrivés sur leur lieu de travail, ils sont tout de suite opérationnels. Nous nous chargeons de leur apprendre le plan du bâtiment, les consignes et le règlement interne. Nous procédons même à des mises en situation avant de mandater une personne à un poste en particulier.
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